WPS 2000目录提取的技巧

WPS 2000目录提取的技巧

 PS 2000新增了目录提取功能,使用灵活,更新容易,这给你撰写论文、书稿编写目录提供了极大的方便。有了WPS 2000,就不需要手工编写目录了。
  WPS 2000的目录和样式紧密结合在一起。它是以样式为依据提取目录。样式是指用一个指定的名字标识和保存的一组有关字符、段落的选项集合。它可以让用户一次就能定义一组格式,例如字体、大小、对齐及间距等。定义好的样式既可以单独用于某一个文件,也可以存为样式文件供其他WPS文件选用。
  一、根据样式提取目录
  根据样式提取并插入目录的方法是: 文章写完后,如果各级标题的样式都已经定义好,从主菜单中选“插入|目录”命令,屏幕出现插入目录对话框。 里面有“插入位置”、“自动插入分页符”、“包括页号”等选项,一般使用默认选项,选择“根据样式提取目录”,目录就会被自动提取插入在文章的最前面。在屏幕左边会出现一个目录书签窗口,帮助查看目录。
  二、 根据属性提取目录
  如果你在编辑文件时,没有对标题设置样式,那么就不能根据样式提取和插入目录,而只能根据属性提取和插入目录。前提是一定要标题段落比较整齐,若同一级标题段落的字体字号杂乱无章,文字和段落属性不完全相同,就不能根据属性提取出正确的目录。
  选择“根据属性提取目录”,系统弹出对话框要求在文件中用手工方法逐级提取文章的各级目录。首先要求确认“文章标题”,“文章标题”只是显示在目录窗口中,一般可以忽略。直接进入“下一步”,wps文字,把光标移动到第一级标题所在的段落,则系统把该段落最前面文字的段落和字体属性作为当前级目录的提取依据,点击“提取”,则文件中所有与该段落属性完全相同的段落文字被提取成当前级目录出现在目录窗口中。然后按同样方法提取下一级。最多可提取三级。最后一级提取完后点击“确定”。文章开头就会插入根据属性所提取的目录,同时文章中所有被提取成目录的段落文字由其他样式变为相应的标题样式,若再次提取目录可直接根据样式提取或刷新目录。
  在根据属性提取目录时。一定要注意系统是根据光标所在行起始处的文字作为判断依据的。如果行首字符的段落属性和文字属性与行末尾的不同,就可能出现错误。所以提取目录后一定要检查一遍。看是否漏掉了某一个或某一级标题,如果有,就把个别漏掉的标题段落定义成和其他同级标题相同的样式。然后再刷新目录。WPS 2000可以把DOC文件转换成WPS文件,但不能保留? 在Word 中定义的样式,必须根据属性提取目录。
   三、目录的更新
  插入目录后如果文档又做了修改,需要更新目录,可以打开目录书签窗口单击鼠标右键,从快捷菜单中选“刷新目录”。或者在编辑区单击鼠标右键,从快捷菜单中选“目录|更新页号”或“目录|重新提取目录”。不管是通过哪种方法提取的目录都可以被自动更新。
(广东 张捍旭)

作者: 责任编辑:)

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所属分类:WPS文字
本文标签:目录技巧2000取的
发布时间:2016-02-26